Miten sujui projektityön tutkimisen projekti – olimmeko omien oppiemme malliesimerkki vai irvikuva?

Pian päättyy reilut kaksi ja puoli vuotta kestänyt Rajoja rikkova työ –tutkimushanke, joka on toteutettu Työterveyslaitoksella projektimuotoisesti. Itse olen ollut hankkeen vastuututkija eli lopulta kaikki minkä hankkeessa todetaan menneen pieleen kaatuu omille niskoilleni J

Hankkeessa olemme tarkastelleet kahden case-tutkimuksen kautta verkostomaisesti, eli eri yksiköiden ja organisaatioiden välisenä yhteistyönä, toteutettavien projektien ja prosessien sujuvuutta ja siihen vaikuttavia tekijöitä. Koska tavoitteenamme on ollut löytää sujuvuutta helpottavia tekijöitä, olemme tarkastelleet verkostoissa toimimisen pulmia ja kompastuskiviä sekä hyviä toimintamalleja. Hankkeen aikaisista havainnoistamme ja tuloksista olemme kirjoittaneet tähän mennessä jo 19 blogikirjoitusta sekä tietolehtisiä. Loppuraportti putkahtaa maailmaan pääsiäisen tietämillä, ja on sitten vapaasti TTL:n nettisivuilta ladattavissa.

Mutta miten sitten projektityön ja työprosessien tutkimus on sujunut projektina? Olemmeko olleet oppikirjaesimerkki omista opeistamme, vaiko peräti projektityön irvikuva? Poimin tähän muutaman oman oppimme (ks. tarkemmin edellinen linkki) ja peilaan niitä omiin kokemuksiini.

1.      Suunnittelu vs. reaktiivisuus: Projektin laajuuden ja vision hallitsemiseksi tarvitaan huolellisen etukäteissuunnittelun lisäksi jatkuvaa projektinaikaista joustavaa reagointia.

Niin, projektit menevät harvoin kuin Strömsössä, eikä poikkeusta tehnyt tämäkään hanke. Etukäteissuunnittelua kyllä tehtiin ja välivaihteen suunnitelmia myös, mutta jatkuva projektinaikainen joustavuus oli lopulta projektimme yksi kantava voima. Suurin muutos tapahtui hieman ennen projektin puoltaväliä, jolloin hankkeemme tutkija vaihtui. Vaihdoksen vuoksi olimme muutaman kuukauden ilman tutkijaa, joka viivästytti aikataulujamme hieman alun perin suunnitellusta. Hanke oli aikataulutettu päättymään vuoden 2014 loppuun, mutta todellisuudessa pääsemme maaliin huhtikuun puolessavälissä 2015.

Sisällöllisiäkin muutoksia tapahtui. Hankkeen kiinnostuksen kohteet laajenivat esimiestyön, johtamisen ja yhteisöllisyyden ohella muuallekin sitä mukaa kun aineistoa kertyi. Sivuamme kirjoituksissamme esim. luottamuksen merkitystä verkostomaisessa työssä, vaikka alun perin ei näin oltu suunniteltu. Kun tutkimuksen kohteena on elävä elämä, ei kaikkea vastaantulevaa voi etukäteen tietää, mikä lisää joustavan reagoinnin merkitystä osana sujuvaa projektin toteutusta.

2.      Kiinteys vs. avoimuus: Tieto ja osaaminen rakentuvat parhaiten silloin, kun projektin sisäinen ja ulkoinen vuorovaikutus ovat tasapainossa. 

Projektiryhmän, johon kuului 5 henkilöä, sisäistä vuorovaikutusta pidimme yllä joka toinen viikko pidettävillä pikapalavereilla. Näissä kävimme läpi tutkimuksen tilanteen, vaihdoimme kokemuksia ja katsoimme, mitä seuraavan kahden viikon jakson aikana pitäisi tehdä. Projektiryhmässä jokaisella oli omat määrätyt tehtävänsä, ja työtä myös tarvittaessa uudelleenjaettiin. Tietenkin meillä oli runsaasti myös muuta vuorovaikutusta projektiryhmän sisällä pienemmissä kokoonpanoissa aina tarpeen mukaan. Kolme hankkeen tutkijoista istui hankkeen loppuvaiheessa tapahtuneiden tilamuutosten myötä samassa huoneessa, joten voisin sanoa, että vuorovaikutus oli melko helppoa.

 

Tärkeänä ulkoisena tahona, johon pidimme säännöllisesti yhteyttä, toimi hankkeen ohjausryhmä. Sitä kautta saimme tärkeää tietoa ja neuvoja, jotka auttoivat hankkeen eteenpäinviennissä. Pidimme silmät auki ja mielen avoimena myös muille projektityötä koskeville hankkeille ja aiheen parissa sosiaalisessa mediassa käytävälle keskustelulle, jota syntyi mm. hankkeen blogikirjoitusten ja siitä kirjoitettujen lehtijuttujen ympärille.

 

3.      Stressi vs. työn imu: Joskus koetaan kovaa työstressiä ja vahvaa työn imua yhtäaikaisesti. Kiinnittämällä huomiota omaan hyvinvointiin vältytään loppuunpalamiselta.

Myönnetään, aika ajoin homma meinasi ajautua omalta kohdaltani stressin puolelle. Kun projekti on syntynyt omasta kiinnostuksesta, siihen suhtautuu kuin omaan lapseen, jota haluaa hoitaa mahdollisimman hyvin. ”Kummeiksi” lapselle saatiin kaksi organisaatiota, jotka antoivat meille luvan tutkia verkostomaisen työn käytäntöjä ja kehittää niitä myös eteenpäin. Aika ajoin koin riittämättömyyden tunnetta ja ristipainetta – tämä ei suinkaan ollut ainoa projekti, jossa olin samanaikaisesti aktiivisesti mukana. Samaan aikaan useissa projekteissa toimimisen ajankäyttöön heijastuvat ongelmat tuli ihan omakohtaisesti koettua, jälleen kerran. Tarvittiin sitä kuuluisaa Suomalaista Sisua (jonka juhlavuottakin parhaillaan vietetään) jotta ristipaineista selvittiin. Stressi pysyi lopulta aisoissa ja ns. tuottavalla tasolla, onneksi.

Kaiken kaikkiaan olimme varmasti melko tyypillinen projekti, jossa yllätyksiltä ei voitu välttyä, mutta maaliin päästiin suhteellisen pienin kolhuin.

Pian alkaa uusi projekti, jonka ”etukäteissuunnittelua” parhaillaan teemme. Uudessa hankkeessa pyrimme tietoisesti hyödyntämään tässä hankkeessa opittuja projektityön sujuvoittamisen keinoja. Jää nähtäväksi, miten hyvin onnistumme. Ehkä ratkaisevinta sujuvassa projektityössä lopulta onkin se, että lähtee oikealla asenteella liikenteeseen. Vastaan voi tulla kaikenlaista, mutta projektia voidaan luovia monenlaisista koitoksista eteenpäin, kun vaan tietoa, taitoa ja tahtoa riittää.  

Sosiaalisen median työkäyttöä voidaan tukea kartoituksiin perustuvalla suunnittelulla

Tällä viikolla Työterveyslaitos julkaisi yhteistyössä Työturvallisuuskeskuksen kanssa kyselytuloksia liittyen sosiaalisen median käyttöön työpaikoilla. Kyselyyn vastasi kaiken kaikkiaan 498 työsuojeluhenkilöä (348 työsuojeluvaltuutettua ja 150 työsuojelupäälliköä).

Tulokset osoittavat, että sosiaalisen median käyttö on jo melko tuttua monille työpaikoista, mutta siihen liittyvät uhat ja kuormitustekijät eivät ole vielä hallussa.

Ohessa lyhyt kooste keskeisistä tuloksista, joista voi lukea tarkemmin täältä. Jutun lopusta löytyy muutama ehdotus siihen, miten henkilöstön toimintaa sosiaalisen mediassa voitaisiin tukea työpaikoilla.

·       Noin kolmanneksella vastanneista työpaikoista käytettiin sisäistä somea ja noin puolella hyödynnettin somea ulkoisessa viestinnässä. Sosiaalisen median käyttö koettiin pääosin myönteisenä tai neutraalina asiana. Suurimpina somen käytön esteinä mainittiin organisaatiokulttuurin vanhanaikaisuus sekä tietoturvatekijät. 

·       Somen suurimpina hyötyinä tuotiin esille tiedottaminen ja kontaktien ylläpito, joita sen koettiin helpottavan. Sosiaalinen media koettiin myös hyväksi markkinoinnin ja imagon ylläpidon välineeksi. Myös sen nopeus sai kiitosta.

·       Ongelmiksi koettiin työpaikan epäselvät sosiaalisen median käytön pelisäännöt. Somen koettiin myös pirstaloivan työaikaa.

·       Some herättää myös pelkoa. Sosiaalisessa mediassa toimimisen koettiin lisäävän ulkoista uhkaa, esimerkiksi helppoutta antaa epäasiallista palautetta. Kyselyyn vastanneiden mukaan nämä olivat kuitenkin suurelta osin uhkia, ei realisoitunutta todellisuutta.

·       Henkisen kuormituksen koettiin lisääntyvän somen myötä. Koettiin jatkuvaa läsnäolon pakkoa sekä työmäärän lisääntymistä. Myös ajanhallinta hankaloitui.

·       Somen riskejä työpaikoilla on pyritty hallitsemaan laatimalla ohjeita somen työkäytöstä tai keskittämällä somessa esiintymistä esim. työpaikan viestintäosastolle. Näitä pelisääntöjä oli laadittu noin puolella kyselyyn vastanneista työpaikoista.

·       Noin kolmanneksella vastanneista työpaikoista oli sovittu käytännöt siitä, miten somessa havaittuun tai koettuun epäasialliseen kohteluun puututaan. Neljänneksellä vastanneista työpaikoista oli annettu koulutusta somen käytöstä, ja viidenneksellä oli suojauduttu uhkia vastaan. Somen kuormitustekijöitä oli kartoitettu vain joka kymmenennellä työpaikalla. 

Sosiaalisen median koetut uhat ja negatiiviset hyvinvointivaikutukset huomioiden uhkia vastaan suojautuneiden ja kuormitustekijöitä kartoittaneiden työpaikkojen määrä tuntuu vähäiseltä. Syynä vähäiseen kartoitusten määrään saattaa hyvinkin olla se, että sosiaalinen media on vielä uusi väline ja sen käyttö vasta pikkuhiljaa yleistymässä. Sen haitat, kuten myös hyödyt, ovat vasta pikkuhiljaa tulossa näkyviksi.

Kyselyn tulosten perusteella voidaan pohtia seuraavien toimintamallien tuomista työpaikkojen käytäntöihin. Sosiaalisen median työkäyttöön liittyviä ohjeita löytyy laajemmin Työturvallisuuskeskuksen sivuilta. 

1.     Työpaikoilla voidaan suojautua sosiaalisen median väärinkäytöksiä ja uhkia vastaan miettimällä, millaiset uhat voivat realisoitua somen käytön myötä, kuinka todennäköistä näiden uhkakuvien toteutuminen on, sekä tekemällä tarvittavia toimenpiteitä näiden perusteella.

2.     Sosiaalisen median kuormitustekijöitä voidaan kartoittaa jokaisella työpaikalla, jossa henkilöstö käyttää sosiaalista mediaa työtarkoituksiin. Kartoituksissa voidaan kiinnittää huomiota mm. seuraaviin asioihin: Onko sosiaaliseen mediaan liittyvät työvelvoitteet lisätty muiden töiden päälle, vai onko työnkuvia mukautettu somen käyttöönoton myötä? Onko sosiaalisen median käyttö vaikuttanut hyvinvointiin? Millaista tukea somen käyttöön tarvitaan?

3.     Myös sosiaalisen median hyviä puolia voidaan selvittää: Mitä hyötyjä sosiaalisen median käytöstä on? Millaisia myönteisiä asioita sosiaalisen median käyttö on tuonut? Millaisia uusia kontakteja ja ideoita se on tarjonnut? Millaisena markkinoinnin ja imagon rakentamisen välineenä se on toiminut?

4.     Edellä mainittujen kartoitusten pohjalta työpaikoilla voidaan laatia sosiaalisen median pelisäännöt: mihin tarkoituksiin ja miten sosiaalista mediaa käytetään. Sellaisten työpaikkojen, joiden henkilöstö käyttää somea työvälineenä, kannattaa kouluttaa, tukea ja kannustaa henkilöstöään sosiaalisen median käyttöön ja luottaa heidän ammattitaitoonsa. Useissa keskusteluissa on tuotu esille sitä, että asiantuntijoiden näkyminen sosiaalisessa mediassa on organisaatiolle tärkeää, sillä työntekijät ovat usein kiinnostavampia kuin yritykset. Somen käyttö on hyvä tuoda viralliseksi osaksi sitä työssään käyttävien työnkuvaa.

5.    Lisäksi on hyvä muistaa, että paras hyöty sosiaalisen median käytöstä saadaan silloin, kun se on huolellisesti suunniteltua, eli työpaikalla on laadittu sosiaalisen median strategia. Sosiaalisen median käytön pelisäännöt ovat luonteva osa tätä.