Sosiaalisen median työkäyttöä voidaan tukea kartoituksiin perustuvalla suunnittelulla

Tällä viikolla Työterveyslaitos julkaisi yhteistyössä Työturvallisuuskeskuksen kanssa kyselytuloksia liittyen sosiaalisen median käyttöön työpaikoilla. Kyselyyn vastasi kaiken kaikkiaan 498 työsuojeluhenkilöä (348 työsuojeluvaltuutettua ja 150 työsuojelupäälliköä).

Tulokset osoittavat, että sosiaalisen median käyttö on jo melko tuttua monille työpaikoista, mutta siihen liittyvät uhat ja kuormitustekijät eivät ole vielä hallussa.

Ohessa lyhyt kooste keskeisistä tuloksista, joista voi lukea tarkemmin täältä. Jutun lopusta löytyy muutama ehdotus siihen, miten henkilöstön toimintaa sosiaalisen mediassa voitaisiin tukea työpaikoilla.

·       Noin kolmanneksella vastanneista työpaikoista käytettiin sisäistä somea ja noin puolella hyödynnettin somea ulkoisessa viestinnässä. Sosiaalisen median käyttö koettiin pääosin myönteisenä tai neutraalina asiana. Suurimpina somen käytön esteinä mainittiin organisaatiokulttuurin vanhanaikaisuus sekä tietoturvatekijät. 

·       Somen suurimpina hyötyinä tuotiin esille tiedottaminen ja kontaktien ylläpito, joita sen koettiin helpottavan. Sosiaalinen media koettiin myös hyväksi markkinoinnin ja imagon ylläpidon välineeksi. Myös sen nopeus sai kiitosta.

·       Ongelmiksi koettiin työpaikan epäselvät sosiaalisen median käytön pelisäännöt. Somen koettiin myös pirstaloivan työaikaa.

·       Some herättää myös pelkoa. Sosiaalisessa mediassa toimimisen koettiin lisäävän ulkoista uhkaa, esimerkiksi helppoutta antaa epäasiallista palautetta. Kyselyyn vastanneiden mukaan nämä olivat kuitenkin suurelta osin uhkia, ei realisoitunutta todellisuutta.

·       Henkisen kuormituksen koettiin lisääntyvän somen myötä. Koettiin jatkuvaa läsnäolon pakkoa sekä työmäärän lisääntymistä. Myös ajanhallinta hankaloitui.

·       Somen riskejä työpaikoilla on pyritty hallitsemaan laatimalla ohjeita somen työkäytöstä tai keskittämällä somessa esiintymistä esim. työpaikan viestintäosastolle. Näitä pelisääntöjä oli laadittu noin puolella kyselyyn vastanneista työpaikoista.

·       Noin kolmanneksella vastanneista työpaikoista oli sovittu käytännöt siitä, miten somessa havaittuun tai koettuun epäasialliseen kohteluun puututaan. Neljänneksellä vastanneista työpaikoista oli annettu koulutusta somen käytöstä, ja viidenneksellä oli suojauduttu uhkia vastaan. Somen kuormitustekijöitä oli kartoitettu vain joka kymmenennellä työpaikalla. 

Sosiaalisen median koetut uhat ja negatiiviset hyvinvointivaikutukset huomioiden uhkia vastaan suojautuneiden ja kuormitustekijöitä kartoittaneiden työpaikkojen määrä tuntuu vähäiseltä. Syynä vähäiseen kartoitusten määrään saattaa hyvinkin olla se, että sosiaalinen media on vielä uusi väline ja sen käyttö vasta pikkuhiljaa yleistymässä. Sen haitat, kuten myös hyödyt, ovat vasta pikkuhiljaa tulossa näkyviksi.

Kyselyn tulosten perusteella voidaan pohtia seuraavien toimintamallien tuomista työpaikkojen käytäntöihin. Sosiaalisen median työkäyttöön liittyviä ohjeita löytyy laajemmin Työturvallisuuskeskuksen sivuilta. 

1.     Työpaikoilla voidaan suojautua sosiaalisen median väärinkäytöksiä ja uhkia vastaan miettimällä, millaiset uhat voivat realisoitua somen käytön myötä, kuinka todennäköistä näiden uhkakuvien toteutuminen on, sekä tekemällä tarvittavia toimenpiteitä näiden perusteella.

2.     Sosiaalisen median kuormitustekijöitä voidaan kartoittaa jokaisella työpaikalla, jossa henkilöstö käyttää sosiaalista mediaa työtarkoituksiin. Kartoituksissa voidaan kiinnittää huomiota mm. seuraaviin asioihin: Onko sosiaaliseen mediaan liittyvät työvelvoitteet lisätty muiden töiden päälle, vai onko työnkuvia mukautettu somen käyttöönoton myötä? Onko sosiaalisen median käyttö vaikuttanut hyvinvointiin? Millaista tukea somen käyttöön tarvitaan?

3.     Myös sosiaalisen median hyviä puolia voidaan selvittää: Mitä hyötyjä sosiaalisen median käytöstä on? Millaisia myönteisiä asioita sosiaalisen median käyttö on tuonut? Millaisia uusia kontakteja ja ideoita se on tarjonnut? Millaisena markkinoinnin ja imagon rakentamisen välineenä se on toiminut?

4.     Edellä mainittujen kartoitusten pohjalta työpaikoilla voidaan laatia sosiaalisen median pelisäännöt: mihin tarkoituksiin ja miten sosiaalista mediaa käytetään. Sellaisten työpaikkojen, joiden henkilöstö käyttää somea työvälineenä, kannattaa kouluttaa, tukea ja kannustaa henkilöstöään sosiaalisen median käyttöön ja luottaa heidän ammattitaitoonsa. Useissa keskusteluissa on tuotu esille sitä, että asiantuntijoiden näkyminen sosiaalisessa mediassa on organisaatiolle tärkeää, sillä työntekijät ovat usein kiinnostavampia kuin yritykset. Somen käyttö on hyvä tuoda viralliseksi osaksi sitä työssään käyttävien työnkuvaa.

5.    Lisäksi on hyvä muistaa, että paras hyöty sosiaalisen median käytöstä saadaan silloin, kun se on huolellisesti suunniteltua, eli työpaikalla on laadittu sosiaalisen median strategia. Sosiaalisen median käytön pelisäännöt ovat luonteva osa tätä.